Reglement de la conference

Le présent règlement s'applique à toutes les participantes et tous les participants (ci-après « participantes ») inscrits au 2^ème Rallye des Districts Inner Wheel d'Afrique, organisé sous l'égide du District 909. L'inscription à l'événement vaut acceptation pleine et entière du présent règlement.

• L'inscription est nominative et strictement personnelle ; elle ne peut être cédée ou transférée à une tierce personne.
• Chaque participante doit fournir des informations exactes et à jour lors de son inscription (nom, prénom, club, district, coordonnées).
• L'inscription est considérée comme définitive à réception du paiement intégral du montant dû.
• La présentation d'un titre d'entrée valide (ticket) sera exigée à l'accueil de l'événement.
• Les participantes mineures ne sont pas admises sans l'accord écrit d'un représentant légal.

• Les tarifs d'inscription sont fixés par le comité organisateur et sont exprimés en Francs CFA (FCFA).
• Le paiement s'effectue intégralement en ligne au moment de l'inscription, via la plateforme de paiement sécurisée mise à disposition.
• Toute inscription non réglée dans les délais impartis sera automatiquement annulée.
• En cas d'annulation de l'événement par les organisateurs, le montant intégral sera remboursé dans un délai raisonnable.

Les valeurs fondatrices de l'Inner Wheel — amitié, solidarité et engagement — doivent guider le comportement de chaque participante tout au long de l'événement.

• Toute forme de discrimination, de harcèlement ou de comportement irrespectueux est strictement prohibée.
• Les participantes s'engagent à respecter les consignes du personnel d'accueil, des membres du comité organisateur et des intervenants.
• Les tenues vestimentaires doivent être appropriées au caractère institutionnel et solennel de la conférence.
• Tout acte de vandalisme ou de dégradation des lieux sera imputé à la participante responsable.
• L'usage d'appareils électroniques (téléphones, ordinateurs) pendant les sessions plénières devra rester discret et silencieux.

• Les participantes sont invitées à respecter scrupuleusement les horaires du programme officiel.
• L'accès aux salles de sessions sera interdit après le début des travaux, sauf autorisation expresse de l'organisation.
• Le programme peut être modifié par le comité organisateur en cas de nécessité ; les participantes en seront informées dans les meilleurs délais.

• Les options d'hébergement proposées lors de l'inscription sont gérées par les hôtels partenaires de l'événement.
• Toute demande de modification d'hébergement doit être adressée au comité organisateur avant la date limite communiquée.
• Le comité organisateur ne peut être tenu responsable de toute prestation directement fournie par l'établissement hôtelier.
• Les participants hébergés doivent respecter le règlement intérieur de l'hôtel.

• Les visites et activités optionnelles sont soumises à inscription préalable et disponibilité des places.
• Les participantes s'engagent à respecter les consignes de sécurité lors des déplacements et visites.
• Le comité organisateur décline toute responsabilité en cas d'accident survenu lors d'activités non encadrées par l'organisation officielle.

• Chaque participante est responsable de son propre état de santé et des soins médicaux dont elle pourrait avoir besoin.
• Il est fortement recommandé de souscrire une assurance personnelle couvrant les frais médicaux et les annulations de voyage.
• Toute participante présentant des symptômes contagieux doit en informer immédiatement le comité organisateur.
• Les consignes de sécurité des lieux (sorties de secours, points de rassemblement) doivent être respectées.

• Le comité organisateur décline toute responsabilité pour les pertes, vols ou dommages subis par les participantes pendant l'événement.
• Les participantes sont responsables de leurs biens personnels.
• Le comité organisateur se réserve le droit d'exclure sans remboursement toute participante dont le comportement serait incompatible avec les valeurs de l'Inner Wheel ou avec le bon déroulement de l'événement.

• Le comité organisateur se réserve le droit de modifier le présent règlement. Toute modification sera communiquée aux participantes dans les meilleurs délais.
• Tout litige relatif à l'application du présent règlement sera soumis à la compétence exclusive du District 909 Inner Wheel, dont la décision sera souveraine.
• En s'inscrivant à l'événement, chaque participante reconnaît avoir pris connaissance du présent règlement et s'engage à le respecter.